BakePilot - Własny System SaaS dla Cukierni i Piekarni: od Zamówienia po KSeF

Produkt, który zaczął się w cukierni

BakePilot to system do zarządzania cukiernią i piekarnią: zamówienia, receptury z kosztem surowca, produkcja, magazyn, faktury z KSeF, HACCP, czas pracy zespołu i finanse. Działa w przeglądarce, na tablecie w pracowni i jako aplikacja na Androida. Sprzedajemy go w abonamencie pod adresem bakepilot.pl.

Nie powstał na zlecenie. Od maja 2018 roku Kamila i Patryk Kowalscy prowadzą w Kaliszu cukiernię rzemieślniczą PyziPyzi. Przez lata przetestowali zeszyty, Excela, karteczki na lodówce i trzy gotowe aplikacje. Żadna nie odpowiadała na pytania, które cukiernia zadaje sobie codziennie: ile naprawdę kosztuje ten tort, co trzeba upiec na jutro, czego zabraknie w magazynie i czy faktura doszła do urzędu.

Patryk prowadzi też KamikStudio. BakePilot jest więc projektem, w którym jesteśmy jednocześnie klientem, właścicielem produktu i wykonawcą. To daje rzadką sytuację: każdą decyzję architektoniczną weryfikujemy na własnej firmie, na prawdziwych fakturach i prawdziwych zamówieniach, zanim podobne rozwiązanie zaproponujemy komukolwiek innemu. Na własnym produkcie sprawdzamy rozwiązania, które potem trafiają do systemów naszych klientów.

Skala, której nie widać z zewnątrz

Z perspektywy cukiernika BakePilot to kilkanaście pozycji w menu. Pod spodem jest system, który rozmiarem i liczbą zależności nie odbiega od rozwiązań dedykowanych dla średnich firm produkcyjnych. Kilka liczb policzonych z repozytorium:

Od karteczki do faktury w jednym obiegu

Punkt wyjścia był bardzo konkretny. W PyziPyzi zamówienia ginęły na karteczkach, ceny tortów ustalało się na oko, a administracja zabierała kilkanaście godzin tygodniowo. Te liczby są dziś na stronie produktu jako opis przypadku naszej cukierni.

Z tego doświadczenia wyrosło 18 grup funkcji w cenniku. Najważniejsze obszary:

• Sprzedaż
  Zamówienia detaliczne i hurtowe, zamówienia stałe generowane cyklicznie, cenniki dla grup odbiorców z datą obowiązywania i promocjami, konfigurator tortów z wyceną za kilogram lub porcję, oferty i umowy na wesela i catering, dowozy z trasą w Google Maps

• Produkcja
  Receptury wielopoziomowe z półproduktami (cykle blokowane w bazie i w aplikacji), produkcja z receptury w trybie ważenia na ekranie dotykowym, tablica produkcji, wydruki przeliczone na zaplanowaną ilość

• Koszty i zapasy
  Baza składników z wieloma dostawcami i historią cen, skaner cen faktur, magazyn surowców, wyrobów gotowych i półproduktów, inwentura jako dokument z datą, planer zakupów liczony z zamówień

• Dokumenty i przepisy
  Faktury sprzedażowe i korygujące wysyłane do KSeF, dokumenty WZ z fakturą zbiorczą, raporty dobowe z rozbiciem VAT, szacunek VAT i próg rentowności w module Finanse, HACCP z rejestrem temperatur i drukami GHP/GMP

• Zespół i integracje
  Czas pracy z grafikiem, odbijaniem na wspólnym tablecie kodem PIN, urlopami i rozliczeniem godzin, kalendarz z synchronizacją iCal na iOS i Androidzie, publiczne API z dokumentacją OpenAPI dla zamówień ze strony cukierni

Architektura: jedna baza, wiele firm

Pierwszą poważną decyzją był model wielodostępności. Rozważyliśmy trzy warianty: osobną bazę dla każdej cukierni, osobne schematy w jednej bazie i jedną wspólną bazę z izolacją na poziomie wierszy. Pierwszy odpadł na kosztach infrastruktury, które przy kilkuset klientach zjadłyby większość marży. Drugi na złożoności migracji, bo każda zmiana schematu musiałaby przejść przez setki kopii.

Wybraliśmy PostgreSQL w Supabase z Row Level Security. Każdy wiersz z danymi cukierni ma identyfikator organizacji, a baza sama odmawia zwrócenia danych innej firmy, nawet gdyby w kodzie aplikacji pojawił się błąd. Uzupełnieniem są uprawnienia nadawane na poziomie kolumn, a operacje serwerowe korzystające z konta technicznego mają listy dozwolonych tabel i kolumn zamiast pełnego dostępu.

Ta sama zasada „nie ufaj jednej warstwie" wraca w obiegu zamówienia. Od wersji 3.5.0 zamówienie z pozycjami zapisuje się w jednej transakcji bazodanowej, z identyfikatorem żądania nadawanym przez formularz. Gdy w pracowni na chwilę zniknie internet, formularz ponawia zapis, a baza rozpoznaje powtórkę i nie tworzy duplikatu. Każda zmiana zamówienia trafia do historii, do której można tylko dopisywać.

Plany i uprawnienia z jednego źródła

BakePilot ma trzy plany abonamentowe: Podstawowy, Profesjonalny i Mistrzowski. Do września 2026 plan działał na poziomie całego modułu, więc wszystko wewnątrz dziedziczyło jeden plan. Audyt porównujący cennik z kodem wykazał 9 rozjazdów: funkcje opisane w droższym planie dostępne w tańszym i odwrotnie.

Zamiast poprawiać dziewięć miejsc, zmieniliśmy model. Powstał katalog funkcji: jeden plik opisujący 175 funkcji na poziomie widoku i zakładki, każdą z minimalnym planem, uprawnieniem roli, adresem i informacją, co jej pilnuje w kodzie. Z tego katalogu budują się trzy rzeczy naraz: tabela cennika na stronie (76 wierszy w 18 grupach), blokady w aplikacji i podgląd w panelu administracyjnym. Przeniesienie funkcji do innego planu to jedna zmiana, która przestawia jednocześnie cennik i realny dostęp.

Pilnują tego testy-strażnicy. Pierwszy sprawdza, że kopie katalogu są identyczne ze źródłem, że każde uprawnienie ma pozycję w katalogu, każda pozycja menu ma funkcję, a liczba funkcji bez żadnej bramki wynosi zero. Drugi czyta kod źródłowy i sprawdza, czy deklaracja w katalogu nie kłamie: jeśli funkcja twierdzi, że ma własną bramkę, w kodzie musi istnieć jej wywołanie. Dziś 105 funkcji ma własną bramkę, 19 jest pilnowanych na poziomie modułu, 40 wyłącznie rolą, a 11 opisuje rzeczy spoza kodu (na przykład wsparcie priorytetowe) i każda z nich ma obowiązkową notatkę z uzasadnieniem.

Na tym samym fundamencie stoją uprawnienia ról nadpisywane per organizacja. Sześć ról (administrator, sprzedawca, cukiernik, magazynier, zaopatrzeniowiec, księgowa) ma rozsądne ustawienia domyślne, a właściciel może je zmienić w matrycy. Osiem uprawnień bazowych jest zablokowanych do edycji, a moduły wrażliwe, takie jak Finanse i Czas pracy, można dodatkowo zamknąć drugim hasłem administratora. To ważne w małych firmach, w których kilka osób pracuje na jednym tablecie.

KSeF bez tokenów i bez urzędu

Krajowy System e-Faktur był od początku jedną z głównych przyczyn, dla których cukiernie szukały nowego oprogramowania. Integracja w BakePilocie obejmuje oba kierunki: wysyłkę faktur sprzedażowych i korygujących w formacie FA(3) oraz automatyczne pobieranie faktur kosztowych.

Najtrudniejsze okazało się uwierzytelnienie. Przekierowanie do logowania przez login.gov.pl nie jest dostępne dla aplikacji komercyjnych, a tokeny KSeF przestają działać 1 stycznia 2027 roku. Zbudowaliśmy więc kreator „na klik": cukiernik pobiera plik autoryzacyjny, podpisuje go Profilem Zaufanym na gov.pl albo podpisem kwalifikowanym, a system sam generuje klucz, wysyła wniosek i rejestruje wewnętrzny certyfikat KSeF. Certyfikat jest bezpłatny, ważny do dwóch lat i odnawia go zadanie cykliczne, bez udziału użytkownika. Przechowywane certyfikaty są szyfrowane, a podpis żądań idzie w standardzie XAdES.

Faktury kosztowe pobiera zadanie cykliczne, które zapamiętuje, dokąd doszło, i nadrabia historię. API Ministerstwa Finansów ma twarde limity: 8 zapytań na sekundę, 16 na minutę i 20 na godzinę przy wyszukiwaniu, a przy pobieraniu treści faktur 64 na godzinę. Kod je respektuje: między pobraniami czeka 3,9 sekundy, a po odpowiedzi o przekroczeniu limitu kończy pracę łagodnie i wraca w następnym cyklu.

Pobrana faktura nie kończy się na archiwum. Parser czyta strukturę FA(3) i przekazuje pozycje do skanera cen, który dopasowuje je do składników i pokazuje, co podrożało oraz które receptury trzeba przeliczyć. Przy tej okazji wyszła specyfika branży: największa hurtownia spożywcza nie przekazuje do KSeF liczby sztuk w kartonie, więc ta sama jednostka raz oznacza kostkę masła, a raz karton ośmiu kostek. Rozwiązaniem jest katalog opakowań hurtowni, z 205 produktami na start, który dzieli cenę kartonu przez liczbę sztuk po kodzie EAN. Zasada nadrzędna: pozycji, której nie da się przeliczyć pewnie, system nie zgaduje, tylko pomija i opisuje powód.

Od 1 kwietnia 2026 roku KSeF obejmuje wszystkich, także korekty. BakePilot wystawia faktury korygujące w osobnej serii, z rozpoznaniem właściwego okresu VAT, i odbiera korekty od dostawców bez nadpisywania cen składników, bo cicho zła cena jest groźniejsza niż brak aktualizacji. Obsługuje też trzeci podmiot na fakturze, czyli sytuację, w której ciasta odbiera przedszkole, a płaci gmina.

Własny billing zamiast pośrednika

Abonamenty BakePilota rozliczamy przez Stripe, a faktury VAT wystawia automatycznie Fakturownia i przekazuje je do KSeF. Przejście na ten model z zewnętrznej platformy sprzedażowej zajęło kilka dni, ale reguły, które w nim obowiązują, są efektem dłuższej pracy:

Cztery osie: język, format, waluta, kraj

Od wersji 3.2.0 interfejs działa po polsku, angielsku i ukraińsku. W polskich cukierniach i piekarniach pracuje wiele osób z Ukrainy, a ekrany pracownicze (produkcja, tryb ważenia, czas pracy, HACCP, tablica produkcji, magazyn) muszą być dla nich zrozumiałe.

Kluczowa decyzja dotyczyła tego, czego nie wolno wyprowadzać jednego z drugiego. Język interfejsu należy do użytkownika. Format liczb, dat i język dokumentów należy do organizacji. Waluta jest ustawieniem firmy, ale zapisuje się w każdym dokumencie osobno. Kraj decyduje o VAT i KSeF. Piekarz z Ukrainy pracujący w Kaliszu ma interfejs po ukraińsku, ale faktura dla klienta wychodzi po polsku, w złotych i trafia do KSeF. Powiadomienie, które jego aplikacja wysyła do właścicielki, przychodzi w języku właścicielki, nie nadawcy.

Tłumaczeń pilnują testy: ten sam klucz musi istnieć w każdym języku, inaczej kompilacja się nie powiedzie. Liczba mnoga w polskim i ukraińskim ma komplet form, a na środowisku testowym działa pseudojęzyk, który wydłuża teksty, żeby sprawdzić układ ekranów pod niemiecki i węgierski, dłuższe średnio o około 40 procent.

Bezpieczeństwo i zgodność

BakePilot przechowuje dane, za które cukiernia odpowiada przed klientami, Sanepidem i urzędem skarbowym: zamówienia z danymi osobowymi, faktury, certyfikaty KSeF, rejestry HACCP i ewidencję czasu pracy. Dlatego bezpieczeństwo jest zapisane w kodzie i w dokumentach, nie tylko w deklaracjach.

• Izolacja danych w bazie
  Row Level Security na tabelach z danymi firm, polityki dostępu rozróżniające uprawnienia ról (płace, faktury, Finanse, KSeF) i uprawnienia na poziomie kolumn

• Pomoc techniczna tylko za zgodą
  Podgląd konta klienta przez wsparcie jest możliwy wyłącznie po zgodzie wyrażonej w zgłoszeniu, wygasa po 24 godzinach i zostaje w dzienniku audytowym

• Dane osobowe poza logami
  Adresy e-mail, NIP-y i numery telefonów są maskowane, zanim zdarzenie trafi do systemu monitorowania błędów. Limity zapytań na trasach wyszukiwania i weryfikacji firm

• System zarządzania bezpieczeństwem
  Audyt bazy, aplikacji i infrastruktury z października 2026 oraz dokumentacja w układzie ISO/IEC 27001:2022: polityka bezpieczeństwa, rejestr ryzyk, deklaracja stosowania 93 zabezpieczeń, plan ciągłości działania i procedura incydentów

• RODO i akt o usługach cyfrowych
  Zgoda na pliki cookies w trybie Consent Mode v2, wykaz podprocesorów w dokumentach prawnych, procedura DSA i publiczny formularz zgłaszania nielegalnych treści

• HACCP gotowy na kontrolę
  Rejestr temperatur urządzeń z zakresem normy i alarmami, druki kontrolne GHP/GMP, szablony z historią zmian, w której każda edycja wymaga podania powodu

Ceny surowców i kosztów to też obszar zgodności, tylko finansowej. Moduł Finanse liczy szacunek VAT i próg rentowności, a jego wynik porównaliśmy z podliczeniem biura rachunkowego na danych naszej cukierni, zanim udostępniliśmy go klientom. Silniki obliczeń to czyste funkcje z testami, a reguła jest prosta: gdy wyniku nie da się policzyć uczciwie, system zwraca brak wyniku, a nie zero. Zero bywa prawdą, brak danych nie.

Proces: jak wydajemy 84 wersje w pół roku

Tempo rozwoju BakePilota jest wysokie, a mimo to aplikacja obsługuje działające firmy. Pozwala na to rozdzielenie środowisk i powtarzalny proces wydania.

Dokumentacja użytkownika ma własną regułę, spisaną po audycie: artykuł opisuje wyłącznie funkcje istniejące w kodzie, a nazwy przycisków są cytowane z komponentów interfejsu. Pierwsza wersja centrum pomocy opisywała również plany, co generowało pytania klientów o przyciski, których nie było. Od tamtej pory nowa funkcja oznacza kod, artykuł i zrzut, a zapowiedzi trafiają wyłącznie do sekcji „Co planujemy?" na stronie.

Ta sama dyscyplina dotyczy błędów. Gdy jeden z nich ujawni klasę problemu, a nie pojedynczy przypadek, dostaje strażnika. Przykład: dodanie drugiego klucza obcego między dwiema powiązanymi tabelami zepsuło zapytania, które wcześniej łączyły je jednoznacznie. Po naprawie powstał test, który przegląda wszystkie takie zapytania w kodzie i nie przepuści zmiany schematu, która by je unieważniła.

Monitoring niezależny od dostawców

Aplikacja działa na Vercelu i Supabase. Błędy aplikacji zbiera Sentry, ale zewnętrzny strażnik nie może działać na tej samej infrastrukturze, której pilnuje. Dlatego uruchomiliśmy go na własnym serwerze KamikStudio:

Do tego publiczne demo z przykładową cukiernią: 30 produktów, 200 zamówień, 50 klientów, 40 faktur i 80 raportów dobowych. Dane wracają do stanu wyjściowego codziennie o 3:00, więc każdy odwiedzający widzi kompletny system bez zakładania konta.

Aplikacja mobilna

BakePilot projektujemy najpierw na telefon, od szerokości 375 pikseli. Zamówienie przyjmuje się jednym kciukiem między wyrabianiem ciasta a obsługą klienta, w około 30 sekund.

Aplikację mobilną zbudowaliśmy w Capacitorze: natywna powłoka na Androida i iOS ładuje tę samą aplikację, która działa w przeglądarce. Każde wydanie webowe trafia do telefonów od razu, bez czekania na recenzję w sklepie, a funkcje natywne są dokładane na wierzchu. Są to powiadomienia push o nowym zamówieniu, alarmie HACCP i przypomnieniu o odbiorze oraz drukowanie przez natywną wtyczkę. Nawigacja wewnątrz aplikacji jest ograniczona do domen BakePilota, a płatność otwiera się w systemowej przeglądarce.

Wersja na Androida jest dostępna w Google Play od czerwca 2026 roku. Aplikacja na iPhone'a jest w przygotowaniu, a do tego czasu pełny BakePilot działa na iPhonie w przeglądarce, bez instalowania.

Co z BakePilota trafia do systemów klientów

Firma, która zamawia system dedykowany, zwykle nie widzi, jak software house pracuje na co dzień. BakePilot jest naszą odpowiedzią na to pytanie: działającym produktem, w którym każdy wzorzec przeszedł próbę prawdziwych danych, prawdziwych urzędów i prawdziwych użytkowników. Wzorce, które przenosimy do projektów dla klientów:

• Wielodostępność z izolacją w bazie
  Dla grup kapitałowych, sieci oddziałów i portali B2B, w których kilka firm pracuje na jednym systemie

• Katalog funkcji i uprawnień z testami-strażnikami
  Jedno źródło prawdy o tym, kto co widzi i co jest w której licencji, bez rozjazdu między ofertą a kodem

• KSeF w obu kierunkach
  Certyfikat zamiast tokenów, faktury kosztowe z respektowaniem limitów API, korekty i trzeci podmiot, sprawdzone na produkcji

• Zapis odporny na przerwy w połączeniu
  Transakcja i identyfikator żądania tam, gdzie duplikat albo pół dokumentu to strata

• Wielojęzyczność i waluty jako niezależne osie
  Dla firm z zespołem wielojęzycznym i sprzedażą zagraniczną

• Dokumentacja i decyzje, które przetrwają zmianę zespołu
  ADR-y, plany wdrożeń, dziennik zmian i dokumentacja użytkownika weryfikowana kodem

Technologie

Rezultaty