Zamówienie ginie między mailem a segregatorem. Zepnij firmę jednym obiegiem dokumentów.
Budujemy dedykowane systemy do obsługi zamówień i elektronicznego obiegu dokumentów dla firm produkcyjnych. Od przyjęcia zamówienia, przez produkcję i wysyłkę, po fakturę - jeden proces zamiast maili, kartek i teczek.
Papier i PDF-y w mailach właśnie przechodzą do historii
Wchodzi obowiązkowy KSeF i faktura staje się dokumentem elektronicznym z mocy prawa. Firmy, które dziś prowadzą zamówienia w mailach i segregatorach, poznają te sygnały aż za dobrze.
- Zamówienia wpadają mailem, telefonem i na kartce - handlowiec pilnuje ich w głowie
- Pytanie „co z moim zamówieniem?" uruchamia obdzwanianie trzech działów
- Dokumenty krążą w PDF-ach i segregatorach - nikt nie wie, która wersja jest aktualna
- Produkcja dowiaduje się o zmianie w zamówieniu, gdy towar jest już zrobiony
- Dane do faktur przepisujecie ręcznie, a KSeF za chwilę będzie tego wymagał cyfrowo
- Każde zamówienie ląduje w jednym rejestrze - niezależnie, którą drogą przyszło
- Status od przyjęcia po fakturę widać na ekranie - bez ani jednego telefonu
- Dokumenty w jednym systemie, z akceptacjami i zawsze aktualną wersją
- Zmiana w zamówieniu jest od razu widoczna dla produkcji i magazynu
- Dane płyną z zamówienia do faktury automatycznie - system jest gotowy na KSeF
Co potrafi dedykowany system obsługi zamówień
Zakres dobieramy do Twoich procesów - płacisz za to, czego naprawdę używasz.
Rejestr zamówień
Wszystkie zamówienia klientów w jednym miejscu: z maila, telefonu, sklepu i od handlowców.
Statusy i etapy
Przyjęte, potwierdzone, w produkcji, gotowe, wysłane, zafakturowane - każdy widzi ten sam stan.
Obieg dokumentów
Oferty, zamówienia, WZ-ki i faktury powiązane w jeden ciąg, z akceptacjami i wersjami.
Powiązanie z produkcją
Zamówienie zamienia się w zlecenie produkcyjne, rezerwuje surowce i pilnuje terminu.
Alerty i terminy
Powiadomienia o zaległych akceptacjach, zbliżających się terminach i zmianach w zamówieniach.
Wyszukiwarka dokumentów
Dokument po numerze, kliencie albo dacie w kilka sekund - koniec kartkowania segregatorów.
Integracja z ERP i KSeF
Subiekt, Comarch Optima, enova365 - dane z zamówień trafiają do faktur i do KSeF bez przepisywania.
Uprawnienia i historia
Role pracowników i pełna historia: kto przyjął, kto zmienił, kto zaakceptował i kiedy.
Od analizy do działającego systemu
Przejrzyste zasady, jasne umowy, rozliczenie po odbiorze prac. Bez niespodzianek.
Analiza obiegu
Przychodzimy do Ciebie albo łączymy się zdalnie. Przechodzimy drogę zamówienia od maila klienta do faktury i spisujemy, gdzie naprawdę utykają dokumenty.
Od 30 min do kilku dniDokumentacja i wycena
Opisujemy funkcje, ekrany i integracje. Dostajesz dokument i konkretną wycenę - zanim zapadnie jakakolwiek decyzja o budowie.
5-50 stron dokumentacjiBudowa etapami
Najpierw rdzeń: rejestr zamówień i statusy. Potem obieg dokumentów, akceptacje i integracje z ERP. Każdy etap odbierasz i testujesz na realnych zamówieniach.
Pierwszy etap w 4-8 tygodniWdrożenie i rozwój
Szkolimy pracowników, przenosimy bieżące zamówienia i zostajemy na wsparciu. System rośnie razem z firmą - i z wymogami przepisów.
Rozliczenie po odbiorzeIle kosztuje system do obsługi zamówień
Realne widełki z naszych wdrożeń. Bez abonamentu za użytkownika - system jest Twój.
Rejestr zamówień
10-30 tys. zł netto
Zamówienia klientów w jednym miejscu, statusy, powiadomienia, użytkownicy i podstawowe raporty.
Pełny obieg dokumentów
30-60 tys. zł netto
Rdzeń plus akceptacje, powiązane dokumenty, integracja z ERP i przygotowanie danych pod KSeF.
Obieg spięty z produkcją
od 60 tys. zł netto
Zamówienia przechodzące w zlecenia produkcyjne, rezerwacje surowców, wysyłki i rozliczenia.
Każdy projekt zaczynamy od dokumentacji i dokładnej wyceny - wiesz za co płacisz przed rozpoczęciem prac.
Łączymy system z tym, czego już używasz
Nie wymieniamy narzędzi, które działają - dopinamy system do tego, co już masz.
Obieg zamówień to nasza codzienność
Dla piekarni rzemieślniczej zbudowaliśmy BakePilot - system, w którym stali klienci, sklepy i hotele, składają zamówienia online, a piekarnia planuje z nich produkcję. Ten sam warsztat wkładamy w systemy obiegu zamówień.
Często zadawane pytania
To system, w którym dokumenty - zamówienia, zlecenia, WZ-ki, faktury - powstają, krążą i są akceptowane cyfrowo, zamiast wędrować w mailach i segregatorach. W firmie produkcyjnej kluczowe jest powiązanie: zamówienie klienta łączy się ze zleceniem produkcyjnym, wydaniem z magazynu i fakturą, więc każdy dział patrzy na ten sam stan.
KSeF wchodzi jako obowiązek - najpierw dla największych firm, potem dla pozostałych - i oznacza, że faktura przestaje być papierem czy PDF-em, a staje się dokumentem elektronicznym w systemie państwowym. Sam KSeF obsłuży Ci program księgowy. Sens ma jednak pójście krok dalej: skoro faktury i tak muszą być cyfrowe, niech cały obieg od zamówienia do faktury też taki będzie - wtedy dane nigdzie nie są przepisywane ręcznie.
Prosty rejestr zamówień ze statusami i powiadomieniami to 10-30 tys. zł netto. Pełny obieg dokumentów z akceptacjami i integracją z ERP to 30-60 tys. zł. Systemy spięte z produkcją i magazynem startują od 60 tys. zł. Dokładną kwotę poznasz przed decyzją - najpierw dokumentacja i wycena, potem budowa.
Pierwszy działający etap to zwykle 4-8 tygodni od zatwierdzenia dokumentacji. Pełne wdrożenie z obiegiem dokumentów i integracjami to 2-4 miesiące. Pracujemy etapami, więc rejestr zamówień działa u Ciebie na długo przed końcem projektu.
ERP dobrze liczy magazyn i księgowość, ale rzadko odzwierciedla to, co dzieje się między działami: kto ma zaakceptować zamówienie, co produkcja wie o zmianie, gdzie utknął dokument. System dedykowany nie zastępuje ERP - siedzi na nim i porządkuje przepływ pracy, a dane wymienia z ERP automatycznie.
Nic nie muszą zmieniać. Zamówienie z maila czy telefonu pracownik wprowadza do rejestru w minutę - albo system podpowiada dane wprost z wiadomości. Porządek robi się po Twojej stronie: niezależnie od kanału każde zamówienie ma numer, status i osobę odpowiedzialną.
Policz, ile kosztuje Cię szukanie dokumentów
Umów bezpłatną konsultację. Przejdziemy drogę zamówienia przez Twoją firmę i uczciwie powiemy, czy elektroniczny obieg ma u Ciebie sens - a jeśli tak, ile będzie kosztował.